Preparing for a Presentation
तैयारी एक सफल प्रस्तुतिकरण का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। यह एक अत्यंत महत्वपूर्ण आधार है, और आपको शॉर्ट-कट से बचते हुए जितना संभव हो उतना समय इसके लिए समर्पित करना चाहिए। अच्छी तैयारी यह सुनिश्चित करेगी कि आपने उन संदेशों के बारे में ध्यान से सोचा है जिन्हें आप अपनी प्रस्तुति में संप्रेषित करना चाहते हैं (या आवश्यकता है) और यह आपके आत्मविश्वास को बढ़ाने में भी मदद करेगा।
प्रेजेंटेशन तैयार करते समय आपको कई पहलुओं पर विचार करने की आवश्यकता होती है। इनमें प्रस्तुति का उद्देश्य, विषय वस्तु, श्रोतागण, स्थान या स्थान, दिन का समय और भाषण की अवधि शामिल है। ये सब आप जो कहते हैं और आप इसे कैसे कहते हैं, साथ ही दृश्य एड्स जो आप अपनी बात को व्यक्त करने के लिए उपयोग करते हैं, को प्रभावित करेंगे ।
लक्ष्य
जब भी आपसे कोई प्रेजेंटेशन देने या लोगों के समूह से बात करने के लिए कहा जाता है, तो आपको प्रेजेंटेशन का उद्देश्य पूछकर शुरुआत करनी होगी।
दूसरे शब्दों में, प्रस्तुति से क्या हासिल होने की उम्मीद है, और आयोजकों और दर्शकों को क्या परिणाम की उम्मीद है?
ये परिणाम आपकी प्रस्तुति को आकार देंगे, क्योंकि इसे उद्देश्य को प्राप्त करने और वांछित परिणाम देने के लिए डिज़ाइन किया जाना चाहिए।
उदाहरण के लिए, आपको एक गार्डनिंग क्लब से बात करने के लिए कहा जा सकता है। आपको बताया जा सकता है कि वार्ता का उद्देश्य एक नियमित बैठक स्लॉट भरना है, और क्लब के सदस्यों ने छंटाई के बारे में अधिक जानने की इच्छा व्यक्त की है। इसलिए आप जानते हैं कि आपकी बात मनोरंजक, काफी हल्की, लेकिन ज्ञानवर्धक होनी चाहिए, और यह कि आपके श्रोता कुछ नया सीखना चाहते हैं।
विषय
आपकी प्रस्तुति या बात का विषय उद्देश्य से आता है। वे जुड़े हुए हैं, लेकिन जरूरी नहीं कि वे एक ही चीज हों।
उदाहरण के लिए:
विषय आपको उस संगठन द्वारा दिया जा सकता है जिसने आपको आमंत्रित किया है (जैसे कि बागवानी क्लब में छंटाई के बारे में बात करना)।
आप किसी विशेष क्षेत्र में जानकार हो सकते हैं (शायद आपकी स्थानीय इतिहास में रुचि है)।
कुछ सीमाओं के भीतर विषय पूरी तरह से आपकी पसंद हो सकता है (उदाहरण के लिए, आपको एक परियोजना पर एक साक्षात्कार में एक प्रस्तुति देने के लिए कहा जा सकता है जो आपको लगता है कि विशेष रूप से आपके कौशल को विकसित किया है)।
दर्शक
प्रस्तुति के लिए सामग्री तैयार करने से पहले, अपने संभावित दर्शकों पर विचार करना उचित है।
श्रोताओं के लिए अपनी बात को तैयार करना महत्वपूर्ण है और निम्नलिखित बातों पर विचार किया जाना चाहिए:
अपेक्षित समूह या दर्शकों का आकार।
आयु सीमा - सेवानिवृत्त लोगों के उद्देश्य से एक बात किशोरों के उद्देश्य से काफी अलग होगी।
लिंग - क्या दर्शक मुख्य रूप से पुरुष या महिला होंगे?
क्या यह एक बंदी दर्शक है या वे वहाँ रुचि से बाहर होंगे?
क्या आप उनके काम या ख़ाली समय में बोल रहे होंगे?
क्या वे आपके विषय के बारे में पहले से ही कुछ जानते हैं या यह उनके लिए बिल्कुल नया होगा? क्या विषय उनके काम का हिस्सा है?
क्या आप वहां सूचित करने, सिखाने, उत्तेजित करने या उत्तेजित करने के लिए हैं?
क्या आप हास्य का प्रयोग कर सकते हैं और यदि हां, तो क्या उचित समझा जाएगा? यदि आप इसके बारे में किसी भी संदेह में हैं, तो शायद दूर से भी किसी भी चीज़ से बचना सबसे अच्छा है।
स्थान
जिस स्थान पर आप बात करने जा रहे हैं, उसके बारे में यथासंभव अग्रिम जानकारी होना महत्वपूर्ण है।
आयोजन से पहले स्थल को देखने की व्यवस्था करना सहायक हो सकता है। यदि आप अपने भाषण की तैयारी करते समय उस स्थान की कल्पना कर सकते हैं तो यह डर को शांत करने के लिए बहुत कुछ करता है। हालाँकि, भले ही आप यात्रा न कर सकें, आपको शायद यह जानने में मदद मिलेगी:
कमरे का आकार;
बैठने की व्यवस्था (उदाहरण के लिए, थिएटर-शैली, सीटों की पंक्तियों के साथ; या गोल मेज);
उपकरण की उपलब्धता, जैसे, माइक्रोफोन, लैपटॉप और प्रोजेक्टर, फ्लिप चार्ट;
पावर पॉइंट की उपलब्धता और यदि आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले किसी भी उपकरण के लिए एक्सटेंशन लीड की आवश्यकता है;
अगर कमरे में पर्दे या अंधा है। यह प्रासंगिक है यदि आप दृश्य एड्स का उपयोग करना चाहते हैं, और ताकि आप अपनी प्रस्तुति के लिए सही माहौल सुनिश्चित कर सकें;
प्रकाश स्विच की स्थिति। अगर आप ऑडियो/विज़ुअल उपकरण का उपयोग कर रहे हैं और लाइट बंद करने की आवश्यकता है तो जांच करें कि क्या आपको किसी की सहायता की आवश्यकता है
बाहरी विकर्षणों की संभावना, जैसे, दूसरे कमरे से शोर; तथा
पार्किंग सुविधाओं की उपलब्धता ताकि आपके पास कोई भी उपकरण ले जाने के लिए लंबी पैदल यात्रा न हो, जिसकी आपको आवश्यकता हो।
यदि यह जानकारी समय से पहले उपलब्ध नहीं है, तो यह आपको थोड़ा जल्दी पहुंचने में मदद करेगी, आपको सेट करने के लिए समय देगी।
समय
अक्सर दिन के समय में कोई लचीलापन नहीं होगा जब एक प्रस्तुति दी जाती है। हालांकि, यह प्रभावित करता है कि आप क्या कर सकते हैं, और आप अपने दर्शकों की संभावित स्थिति के कारण अपनी प्रस्तुति को कैसे व्यवस्थित कर सकते हैं (बॉक्स देखें)।
दिन का समय आपके दर्शकों को कैसे प्रभावित कर सकता है
सुबह:
बोलने के लिए सुबह का समय सबसे अच्छा होता है क्योंकि आमतौर पर लोग सबसे ज्यादा सतर्क रहते हैं। हालाँकि, जैसे-जैसे दोपहर के भोजन का समय आता है, लोगों को भूख लगने लगती है और एकाग्रता कम होने लगती है। यह विशेष रूप से सच है यदि घटना में कॉफी ब्रेक शामिल नहीं है।
दोपहर:
लंच के बाद अक्सर लोग नींद और सुस्ती महसूस करते हैं। यदि आपको दोपहर के भोजन के तुरंत बाद एक स्लॉट दिया जाता है, तो अपने दर्शकों को शामिल करना एक अच्छा विचार है। एक चर्चा या अपने दर्शकों को आगे बढ़ाना केवल बहुत सारी स्लाइड प्रस्तुत करने से बेहतर काम करेगा। लैपटॉप और प्रोजेक्टर की तुलना में फ्लिप चार्ट भी अधिक उपयोगी उपकरण हो सकता है, खासकर यदि इसका मतलब है कि आप अंधा खोल सकते हैं और प्राकृतिक प्रकाश का उपयोग कर सकते हैं।
दोपहर के अंत में, लोग फिर से एकाग्रता खो देते हैं क्योंकि उन्हें घर जाने, यातायात या स्कूल से बच्चों को इकट्ठा करने की चिंता होने लगती है।
शाम या सप्ताहांत:
नियमित कार्यालय समय के बाहर, लोगों के उपस्थित होने की अधिक संभावना होती है क्योंकि वे वहाँ रहना चाहते हैं, बजाय इसके कि उन्हें वहाँ रहना है। शाम के समय दर्शकों का ध्यान आकर्षित करने की बेहतर संभावना है। हालाँकि, यदि प्रस्तुतीकरण बहुत लंबे समय तक चलता है, तो आपके समाप्त होने से पहले लोगों को छोड़ना पड़ सकता है। लोग खराब प्रस्तुति के प्रति भी कम सहिष्णु होंगे क्योंकि आप उनके समय में हैं, उनके नियोक्ता के नहीं।
बात की लंबाई
हमेशा पता करें कि आपको कितनी देर तक बात करनी है और जांचें कि इसमें प्रश्नों के लिए समय शामिल है या नहीं।
पता करें कि क्या अन्य स्पीकर हैं और यदि हां, तो आपको रनिंग ऑर्डर में कहां रखा गया है। अंतिम जाने का चुनाव कभी न करें। अति-दौड़ने से सावधान रहें, क्योंकि यदि अन्य वक्ता आपका अनुसरण कर रहे हैं तो यह विनाशकारी हो सकता है।
यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि लोगों को लंबे समय तक एकाग्रता बनाए रखना मुश्किल लगता है। प्रस्तुति को संक्षिप्त, सुव्यवस्थित और रोचक बनाने का यह एक अच्छा कारण है। अधिकतम एकल-सत्र प्रस्तुति के रूप में ४५ मिनट का लक्ष्य रखें, और प्रश्नों के लिए अधिमानतः कम से कम १० या १५ मिनट का समय दें। किसी को सत्र जल्दी खत्म करने में कोई आपत्ति नहीं है।
अग्रिम में जानकारी प्रदान करना
हमेशा जांचें कि आपको पहले से कौन सी जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता होगी।
बड़े आयोजनों और सम्मेलनों के आयोजक अक्सर सभी PowerPoint प्रस्तुतियों को घटना से कई दिन पहले रखना पसंद करते हैं। इससे उन्हें सभी प्रस्तुतियों को लोड करने का समय मिल जाता है, और यह सुनिश्चित हो जाता है कि वे घटना के लिए ठीक से ब्रांडेड हैं।
सम्मेलन साहित्य में डालने के लिए कुछ घटनाओं को समय से पहले वक्ताओं की आत्मकथाओं की भी आवश्यकता होती है। जब आपसे प्रस्तुति देने के लिए कहा जाता है, तो सुनिश्चित करें कि आप पूछते हैं कि कब तक क्या आवश्यक है — और फिर इसकी आपूर्ति करें।
आप लोकप्रिय नहीं होंगे यदि आप उस दिन आते हैं और घोषणा करते हैं कि आपने ट्रेन में अपनी प्रस्तुति को पूरी तरह से फिर से लिखा है। यह पूरी तरह से संभव है कि आयोजक भी इसे समायोजित करने में सक्षम न हों, उदाहरण के लिए यदि ऑडियो-विजुअल की आपूर्ति एक अलग कंपनी या स्थल द्वारा की जा रही है।
और अंत में…
एक प्रस्तुति देने के लिए कहा जाना एक सम्मान है, एक काम नहीं।
यदि आप स्व-नियोजित हैं, तो आप अपने संगठन या स्वयं का प्रतिनिधित्व कर रहे हैं। आप भी वहां दायीं ओर से नहीं, बल्कि निमंत्रण से हैं। इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आप यह सुनिश्चित करने के लिए समय और प्रयास लगाएं कि आप अपने दर्शकों को जो चाहते हैं उसे वितरित करें। इस तरह, आपको बस दूसरी बार वापस आमंत्रित किया जा सकता है।
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