बैठक के कार्यवृत्त / Minutes of Meeting

कार्यवृत्त एक बोर्ड बैठक या वार्षिक आम बैठक या किसी अन्य बैठक की कार्यवाही और बैठक में किए गए व्यवसाय की एक आधिकारिक रिकॉर्डिंग है । भारत में पंजीकृत सभी कंपनियों के लिए एक मिनट बुक में सभी बोर्ड और समिति की बैठकों के कार्यवृत्त बनाए रखना आवश्यक है। इस लेख में, हम कंपनी अधिनियम, 2013 के तहत मीटिंग के मिनट्स और मीटिंग के मिनटों को रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया को देखते हैं।

बैठक का कार्यवृत्त क्या है?

बैठक के कार्यवृत्त बैठक की कार्यवाही का एक आधिकारिक रिकॉर्ड है। बैठक में लिए गए विचार-विमर्श और निर्णयों को समझने में कार्यवृत्त मदद करते हैं। बैठक के कार्यवृत्त को रिकॉर्ड करने के लिए कोई प्रतिबंध प्रारूप या भाषा नहीं है।

कंपनी अधिनियम के प्रावधानों के अनुसार रखे गए कार्यवृत्त न्यायालय में साक्ष्य के रूप में कार्य कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यह साबित करने का एकमात्र तरीका है कि कंपनी की बोर्ड बैठक में एक बोर्ड संकल्प पारित किया गया था, मिनट्स बुक का निर्माण करना जिसमें विशेष संकल्प न्यायालय के समक्ष दर्ज किया गया था।

मिनट बुक

बैठक के कार्यवृत्त को कंपनी के पंजीकृत कार्यालय में या निदेशक मंडल द्वारा अनुमोदित स्थान पर उस प्रयोजन के लिए रखी गई एक मिनट बुक में रखा जाना चाहिए । कानून मिनट्स बुक में मिनटों को चिपकाने पर रोक लगाता है और इसलिए मिनटों को टाइप-राइट नहीं किया जा सकता है और फिर बाउंड मिनट्स बुक में या ढीले पत्तों में चिपकाया जा सकता है। कार्यवृत्त को किसी कागज के टुकड़े पर, चाहे लेटर-हेड पर या किसी अन्य कागज पर मुद्रित नहीं किया जाना चाहिए, और कार्यवृत्त पुस्तक में चिपकाया जाना चाहिए। यह कार्यवृत्त की सत्यनिष्ठा और प्रमाणिक मूल्य को बनाए रखने की दृष्टि से है। यदि कार्यवृत्त पुस्तिका को ढीले-ढाले रूप में रखा जाता है, तो इसे समय-समय पर आकार और मात्रा के आधार पर और कंपनी के एक या अधिक वित्तीय वर्षों के साथ मेल खाना चाहिए।

अदालतों ने अतीत में बोर्ड की बैठकों को अमान्य कर दिया है, जब कंपनी अधिनियम, 2013 के अनुसार एक उचित पुस्तक में मिनटों को दर्ज नहीं किया गया है। इसलिए, एक मिनट की किताब को अलग-अलग बैठकों जैसे बोर्ड की बैठकों और विभिन्न समितियों की बैठकों के लिए अलग-अलग रखा और बनाए रखा जाना चाहिए। बोर्ड।

बैठक प्रारूप के कार्यवृत्त

बैठक के कार्यवृत्त में बैठक की क्रम संख्या और प्रकार, कंपनी का नाम, दिन, तिथि, स्थान और बैठक के प्रारंभ होने का समय बताया जाना चाहिए। इसके अतिरिक्त, बैठक के कार्यवृत्त में निम्नलिखित भी निर्दिष्ट होना चाहिए:

प्रतिभागियों का विवरण

किसी कंपनी की बैठक के कार्यवृत्त के मामले में, उपस्थित निदेशकों के नाम और उनकी उपस्थिति के तरीके का उल्लेख किया जाना चाहिए। यदि सभी निदेशक शारीरिक रूप से उपस्थित हैं, तो कार्यवृत्त में उपस्थिति के तरीके को विशेष रूप से दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है। हालांकि, यदि कोई निदेशक वीडियो कॉन्फ्रेंस या अन्य इलेक्ट्रॉनिक पद्धति के माध्यम से भाग ले रहा है, तो उस स्थान के साथ उपस्थिति के तरीके को रिकॉर्ड करना चाहिए, जहां से वह भाग ले रहा है।

यदि कोई कंपनी सचिव भाग ले रहा है, तो कंपनी सचिव के विवरण का उल्लेख किया जाना चाहिए। मिनटों में किसी अन्य व्यक्ति का विवरण दर्ज होना चाहिए जो उपस्थिति और आमंत्रितों में है। अंत में, बैठक के कार्यवृत्त में उन निदेशकों के नाम दर्ज होने चाहिए जिन्होंने अनुपस्थिति की छुट्टी मांगी और दी गई।

चुनाव और कोरम

बैठक के कार्यवृत्त में बैठक के अध्यक्ष के चुनाव का रिकॉर्ड होना चाहिए, यदि लागू हो। इसके अलावा, इसमें कोरम की उपस्थिति का विवरण भी होना चाहिए। यदि बैठक के प्रारंभ में, कोरम मौजूद है, लेकिन बाद में कोई निदेशक बैठक की समाप्ति से पहले चला जाता है, जिसके कारण उसके बाद किए गए व्यवसायों के लिए कोरम की आवश्यकता पूरी नहीं होती है, तो बैठक को स्थगित कर दिया जाना चाहिए और इस आशय का एक बयान दिया जाना चाहिए। कार्यवृत्त में दर्ज किया जाना चाहिए।

पारित संकल्प का विवरण

बैठक के कार्यवृत्त में पिछली बैठक के बाद से प्रचलन द्वारा पारित संकल्प (संकल्पों) का पाठ होना चाहिए, जिसमें असहमति या परहेज, यदि कोई हो, शामिल हैं। यदि बोर्ड का कोई निदेशक संचलन द्वारा पारित किसी भी प्रस्ताव पर असहमति जताता है या मतदान से परहेज करता है, तो इस तरह की असहमति या अनुपस्थिति को बैठक के कार्यवृत्त में दर्ज किया जाना चाहिए।

असहमति का विवरण और स्वतंत्र निदेशकों के विचार

बैठक के कार्यवृत्त में निदेशक या स्वतंत्र निदेशक के विचारों का उल्लेख किया जाना चाहिए, खासकर यदि बैठक में निदेशक या किसी अन्य व्यक्ति द्वारा जोर दिया गया हो।

इसके अलावा, असहमति के तथ्य और उस निदेशक के नाम का उल्लेख किया जाना चाहिए जो प्रस्ताव से असहमत थे या किसी प्रस्ताव पर मतदान से दूर रहे थे, बैठक के कार्यवृत्त में उल्लेख किया जाना चाहिए।