मीटिंग मिनट्स क्या हैं What are Meeting Minutes?
मीटिंग मिनट नोट्स हैं जो मीटिंग के दौरान रिकॉर्ड किए जाते हैं। वे उन प्रमुख मुद्दों पर प्रकाश डालते हैं जिन पर चर्चा की जाती है, प्रस्ताव प्रस्तावित या मतदान किया जाता है, और गतिविधियों को किया जाता है। बैठक के कार्यवृत्त आमतौर पर समूह के एक नामित सदस्य द्वारा लिए जाते हैं। उनका काम बैठक के दौरान क्या हुआ, इसका सटीक रिकॉर्ड उपलब्ध कराना है।
यदि अध्यक्ष और सचिव के लिए मिलना और मसौदा तैयार करना संभव नहीं है, तो बैठक शुरू होने से पहले एजेंडे की एक प्रति प्राप्त करने के लिए सचिव पर निर्भर है। बैठक का एजेंडा नोट्स लेने और मिनट्स तैयार करने के तरीके के लिए एक गाइड के रूप में काम करेगा। इसके अलावा, एजेंडा में अन्य विवरण भी शामिल हैं, जिन्हें मिनटों में शामिल करने की आवश्यकता है। उनमे शामिल है:
- उपस्थित सभी सदस्यों के नाम - अतिथि और वक्ता शामिल हैं
- दस्तावेज़ जो बैठक की प्रगति के रूप में सौंपे जा सकते हैं, जैसे प्रस्तावों की सूची की प्रतियां जिस पर मतदान किया जाना है
उम्मीदों
जब किसी व्यक्ति को मिनट रिकॉर्डर के रूप में चुना जाता है, तो उनके लिए यह जानना महत्वपूर्ण होता है कि उनसे क्या अपेक्षित है। इसलिए व्यक्ति को समिति के अध्यक्ष के पास जाना चाहिए और पूछना चाहिए कि बैठक में उनकी क्या भूमिका होगी। उदाहरण के लिए, यदि बैठक में प्रस्तावों का प्रस्ताव शामिल होगा , तो नामित सदस्य को यह पूछताछ करनी चाहिए कि क्या उसे प्रस्ताव करने वालों और समर्थन करने वालों के नाम शामिल करने चाहिए।
मीटिंग मिनट्स में क्या शामिल करें Steps Involved in Recording Meeting Minutes
किसी भी विवरण को रिकॉर्ड करने से पहले, एक निर्दिष्ट मिनट रिकॉर्डर को खुद को उस प्रकार की जानकारी से परिचित करना चाहिए जिसे उन्हें रिकॉर्ड करना चाहिए। एक समूह नोट्स रिकॉर्ड करने के लिए एक विशिष्ट प्रारूप का उपयोग कर सकता है, लेकिन कुल मिलाकर, बैठक के मिनटों में आम तौर पर निम्नलिखित विवरण शामिल होते हैं:
- बैठक हुई दिनांक और समय
- उपस्थित लोगों के नाम, साथ ही अनुपस्थित प्रतिभागियों के नाम
- पिछली बैठक के कार्यवृत्त की स्वीकृति, या उसमें किए गए संशोधन
- एजेंडे में प्रत्येक आइटम के संबंध में किए गए निर्णय, जैसे:
बैठक मिनट लिखने की प्रक्रिया
जब बैठक समाप्त हो जाती है, तो मिनट लिखने वाले व्यक्ति को मिनटों को स्पष्ट, प्रस्तुत करने योग्य तरीके से लिखने के लिए आवश्यक सभी संसाधन प्राप्त करने चाहिए। विचार करने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:
- बैठक समाप्त होने के बाद, कार्यवृत्त लिखने में अधिक समय न लें। इस तरह, बैठक में हुई हर बात आपके जेहन में अभी भी ताजा है।
- पहले बनाई गई रूपरेखा की समीक्षा करें और जहां आवश्यक हो वहां समायोजन करें। इसमें अतिरिक्त जानकारी जोड़ना या उठाए गए कुछ मुद्दों को स्पष्ट करना शामिल हो सकता है। इसके अलावा, यह देखने के लिए जांचें कि सभी फैसले, गतिविधियां और गति स्पष्ट रूप से दर्ज की गई हैं।
- मिनटों को संशोधित करें और सुनिश्चित करें कि वे संक्षिप्त लेकिन स्पष्ट हैं।
बैठक के कार्यवृत्त का वितरण
एक बार जब सचिव कार्यवृत्त लिखना समाप्त कर लेता है, तो वह उन्हें समूह के सदस्यों के साथ साझा करने वाला होता है। उन्हें ऑनलाइन या क्लाउड के माध्यम से साझा किया जा सकता है। यह देखते हुए कि मिनटों और अन्य प्रकार के दस्तावेजों में बहुत अधिक कागजी कार्रवाई हो सकती है, कागज रहित साझाकरण दृष्टिकोण का उपयोग करना बेहतर हो सकता है।
उदाहरण के लिए, यदि मिनट रिकॉर्डर माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का उपयोग करके मिनटों का दस्तावेजीकरण कर रहा था, जो ऑनलाइन साझाकरण की पेशकश नहीं करता है, तो वे Google डॉक्स का उपयोग करने पर विचार कर सकते हैं, जो अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ ऑनलाइन दस्तावेज़ साझा करने का एक तरीका प्रदान करता है।
रिकॉर्डर को भविष्य के संदर्भ के लिए मीटिंग मिनट्स की एक प्रति भी सहेजनी होती है। अधिकांश कंपनियां अपने मिनटों को ऑनलाइन स्टोर करती हैं - या तो Google डॉक्स या वनड्राइव में।
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