रिपोर्ट लिखने / Report Writing

रिपोर्ट लिखने का दूसरा रूप स्मारक-पत्र होता है । प्रतिवेदन देने का यह सरल रूप होता है । इसमें पत्र की औपचारिकताओं से भी छुट्टी मिल जाती है । विषय के शीर्षक को केवल रिपोर्ट के रूप में लिखा जाता है । उसमें तिथि, वास्तविक तथ्य तथा निष्कर्ष होता है । बड़े-बड़े व्यावसायिक गृह इस प्रकार के प्रतिवेदनों का प्रारूप छपवा लेते है तथा उन्हें भरकर भेजते रहते हैं । इससे प्रक्रिया में सरलता रहती है ।

प्रतिवेदन के रूप में मुख्यत: तीन भाग होते हैं:

(1) परिचय भाग (Introductory Parts):

ये भाग निम्नलिखित होते हैं:

(i) उपस्थितिकरण का पत्र,

(ii) शीर्षक,

(iii) सारांश ।

(2) प्रतिवेदन को विषय-सामग्री

(i) समस्या की परिभाषा,

(ii) प्रक्रिया की विधि,

(iii) उपलब्धियां,

(iv) उपसंहार एवं सिफारिशें ।

(3) अन्तिम भाग:

यह आवश्यक नहीं है कि प्रतिवेदन में ये सभी भाग ही । केवल लम्बी-लम्बी रिपोर्ट में ये सभी भाग विद्यमान होते है । प्रत्येक प्रतिवेदन के अन्त में हस्ताक्षर अवश्य होने चाहिए अन्यथा रिपोर्ट का कोई महत्त्व नहीं रह जाता । यदि रिपोर्ट एक समिति द्वारा लिखी जा रही है तो आवश्यक है कि उस पर समिति के सभी सदस्य हस्ताक्षर करें अन्यथा चेयरमैन के हस्ताक्षर भी पर्याप्त होते हैं ।

रिपोर्ट की विशेषताएँ बताइए।

रिपोर्ट अपने आप में एक ऐसा दस्तावेज़ है जिसका महत्त्व मात्र समसामयिक नहीं होता अपितु संबंधित क्षेत्र में सुदूर भविष्य तक भी इसकी उपयोगिता रहती है। रिपोर्ट की विशेषताओं का विवेचन नीचे किया जा रहा है –

1. कार्य योजना- रिपोर्टर को पहले पूरी योजना बनानी चाहिए। विषय का अध्ययन करके उसके उद्देश्य को समझना चाहिए। इसकी प्रारंभिक रूपरेखा बनाने से रिपोर्ट लिखने में सहायता मिलती है।

2. तथ्यात्मकता- रिपोर्ट तथ्यों का संकलन होता है। इसलिए सबसे पहले विषय से संबंधित महत्त्वपूर्ण तथ्यों की जानकारी लेनी पड़ती है। इसके लिए पुराने रिपोर्टों, फाइलों, नियम-पुस्तकों, प्रपत्रों के द्वारा आवश्यक सूचनाएँ इकट्ठी की जाती हैं। सर्वेक्षण तथा साक्षात्कार द्वारा आँकड़ों और तथ्यों को प्राप्त किया जाता है। इन तथ्यों को रिकार्ड किया जाए और आवश्यकता पड़े तो इनके फोटो भी लिए जा सकते हैं।

3. प्रामाणिकता- तथ्यों का प्रामाणिक होना अत्यंत आवश्यक है। किसी विषय, घटना अथवा शिकायत आदि के बारे में जो तथ्य जुटाए जाएँ, उनकी प्रामाणिकता से रिपोर्ट की सार्थकता बढ़ जाती है।

4. निष्पक्षता- रिपोर्ट एक प्रकार से वैधानिक अथवा कानूनी दस्तावेज़ बन जाती है। इसलिए रिपोर्टर का निर्णय विवेकपूर्ण होना अत्यंत आवश्यक है। रिपोर्ट लिखते समय या प्रस्तुत करते समय रिपोर्टर प्रत्येक तथ्य, वस्तुस्थिति, पक्ष-विपक्ष, मत-विमत का निष्पक्ष भाव से अध्ययन करे और फिर उसके निष्कर्ष निकाले। इस प्रकार प्रत्येक स्थिति में उसका यह नैतिक दायित्व हो जाता है कि वह नीर-क्षीर विवेक का परिचय दे। इससे रिपोर्ट उपयोगी होगा और मार्गदर्शक भी सिद्ध होगा।

5. विषय-निष्ठता- रिपोर्ट का संबंधित प्रकरण पर ही केंद्रित होना अपेक्षित है। यदि किसी विषय-विशेष पर रिपोर्ट लिखा जाना है तो उससे संबंधित तथ्यों, कारणों और सामग्री आदि तक ही सीमित रखना चाहिए। इसमें प्रकरण को एक सूत्र की तरह प्राप्त तथ्यों में पिरोया जाए, जिससे प्रकरण अपने-आप में स्पष्ट होगा।

6. निर्णयात्मकता- रिपोर्ट मात्र विवरण नहीं होती। इसलिए रिपोर्टर को संबंधित विषय का विशेष जानकार होना आवश्यक है। यदि वह विशेषज्ञ होगा तो साक्ष्यों और तथ्यों का सही या गलत अनुमान लगा पाएगा तथा उनका विश्लेषण करने में समर्थ होगा। साथ ही वह प्राप्त तथ्यों, साक्ष्यों और तर्कों का सम्यक परीक्षण कर पाएगा और अपने सुझाव तथा निर्णय भी दे पाएगा।

7. संक्षिप्तता और स्पष्टता- रिपोर्ट लिखते समय यह ध्यान रखा जाए कि उसमें अनावश्यक विस्तार न हो। प्रत्येक तथ्य या साक्ष्य का संक्षिप्त और सुस्पष्ट विवरण दिया जाए। यदि रिपोर्ट काफी लंबा हो गया हो तो उसका सार दिया जाए जिससे प्राप्त तथ्यों और सुक्षावों पर ध्यान तुरंत आकृष्ट हो सके। लेकिन अस्पष्ट सूचना या विवरण से उद्देश्य पूरा नहीं हो पाता। अत: रिपोर्ट संक्षिप्त होते हुए भी अपने आप में स्पष्ट और पूर्ण होनी चाहिए।