मेमो उद्देश्य और प्रारूप / Purpose and Format Of Memo
मेमो
एक ज्ञापन (या ज्ञापन, जिसका अर्थ है "अनुस्मारक") आमतौर पर किसी संगठन के भीतर नीतियों, प्रक्रियाओं, या संबंधित आधिकारिक व्यवसाय को संप्रेषित करने के लिए उपयोग किया जाता है। यह अक्सर एक-से-एक, पारस्परिक संचार के बजाय एक-से-सभी दृष्टिकोण (जैसे जन संचार) से दर्शकों को संदेश प्रसारित करते हुए लिखा जाता है। इसका उपयोग किसी दिए गए प्रोजेक्ट के लिए गतिविधियों पर एक टीम को अपडेट करने के लिए या किसी कंपनी के भीतर किसी विशिष्ट समूह को किसी घटना, कार्रवाई या पालन के बारे में सूचित करने के लिए भी किया जा सकता है।
मेमो प्रारूप
एक मेमो में एक हेडर होता है जो स्पष्ट रूप से इंगित करता है कि इसे किसने भेजा और इच्छित प्राप्तकर्ता कौन हैं। इस खंड में व्यक्ति (व्यक्तियों) के शीर्षक पर विशेष ध्यान दें। दिनांक और विषय पंक्तियाँ भी मौजूद हैं, उसके बाद एक संदेश जिसमें एक घोषणा, एक चर्चा और एक सारांश होता है।
एक मानक लेखन प्रारूप में, हम एक परिचय, एक निकाय और एक निष्कर्ष देखने की उम्मीद कर सकते हैं। ये सभी एक ज्ञापन में मौजूद हैं, और प्रत्येक भाग का एक स्पष्ट उद्देश्य है। उद्घाटन में घोषणा मुख्य विषय की घोषणा करने के लिए एक घोषणात्मक वाक्य का उपयोग करती है। चर्चा विषय से जुड़े प्रमुख बिंदुओं को विस्तृत या सूचीबद्ध करती है, और निष्कर्ष सारांश के रूप में कार्य करता है।
मेमो का प्रारूप
आइए मेमो लिखने के चरणों को देखें।
- शीर्षक: कंपनी के नाम और पते के बाद (जो लेटरहेड पर है) हम केंद्र में पृष्ठ के शीर्ष पर "मेमो' या 'ज्ञापन' शब्द टाइप करते हैं।
- प्राप्तकर्ता: प्राप्तकर्ताओं को सही प्रारूप में संबोधित करें, उदाहरण - 'प्रति: बिक्री विभाग के सभी कर्मचारी'
- लेखक: मेमो लिखने वाले का नाम लिखें, उदाहरण - 'प्रेषक: मिस्टर एबीसी, हेड ऑफ सेल्स'
- अतिरिक्त प्राप्तकर्ता: ये वे लोग हैं जिन्हें मेमो की सौजन्य प्रति प्राप्त होगी। हम उन्हें मेमो को संबोधित नहीं करते हैं, लेकिन हम उन्हें लूप में रखते हैं।
- दिनांक: मेमो लिखने की तिथि एक महत्वपूर्ण विवरण है जिसे शामिल करना चाहिए।
- विषय पंक्ति: यह पाठक को मेमो में दी गई जानकारी के बारे में एक संक्षिप्त विचार देगा। रेखा संक्षिप्त, सटीक और बिंदु तक होनी चाहिए। उदाहरण - विषय: बिक्री प्रभाग के सभी कर्मचारियों की बैठक ।
- मेमो का मुख्य भाग: यह वह जगह है जहाँ सारी जानकारी निहित होती है। ज्ञापन में औपचारिक अभिवादन की आवश्यकता नहीं होती है। बस आवश्यक जानकारी को स्पष्टता और सटीकता के साथ रिले करें। शरीर बहुत लंबा नहीं होना चाहिए। अंत को मुद्दे को फिर से बताना चाहिए और सकारात्मक नोट पर समाप्त होना चाहिए।
- प्रूफ्रेड: अंत में, मेमो को भेजने से पहले उसका प्रूफरीड करें।
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