नोटिस
संचार का एक महत्वपूर्ण पहलू व्यावसायिक संचार है , जिसे औपचारिक संचार भी कहा जाता है। औपचारिक पत्र , ज्ञापन , परिपत्र आदि व्यावसायिक संचार के सभी रूप हैं। उसी का एक अन्य महत्वपूर्ण उपकरण एक नोटिस है। आइए जानें नोटिस का अर्थ और नोटिस-लेखन का विवरण।
नोटिस
नोटिस औपचारिक संचार का एक साधन है जो किसी विशेष व्यक्ति या व्यक्तियों के समूह पर लक्षित होता है। यह ऐसे व्यक्ति या व्यक्तियों को किसी महत्वपूर्ण घटना की सूचना देने वाले समाचार की तरह है। यह किसी बैठक का निमंत्रण, किसी कार्यक्रम की घोषणा, कुछ निर्देश जारी करने, अपील करने आदि के लिए हो सकता है।
इसे आम तौर पर लिखा जाता है और फिर सार्वजनिक स्थान पर प्रदर्शित किया जाता है, जहां यह सभी के लिए सुलभ होता है। इन्हें नोटिस बोर्ड पर चस्पा किया जा सकता है। यदि यह व्यापक दर्शकों के लिए है तो इसे समाचार पत्र में भी प्रकाशित किया जा सकता है। जब सरकार नोटिस जारी करती है तो उसे इसे राष्ट्रीय और स्थानीय अखबारों में प्रकाशित करना चाहिए।
चूंकि नोटिस एक औपचारिक दस्तावेज हैं, इसलिए इसे एक संरचना या प्रारूप का पालन करना चाहिए। ध्यान रखें कि कोई भी सही कठोर प्रारूप नहीं है। विभिन्न लोगों/संगठनों द्वारा उपयोग किए जाने वाले विभिन्न प्रारूप कुछ भिन्नताएं दिखा सकते हैं। लेकिन समझने में आसानी और एकरूपता के लिए कुछ हद तक समान प्रारूप का पालन करना आदर्श है। आइए नोटिस के सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले प्रारूप को देखें।
- जारी करने वाले संगठन / प्राधिकरण का नाम: सबसे ऊपर, आप उस व्यक्ति या कंपनी का नाम प्रिंट करते हैं जो उक्त नोटिस जारी कर रहा है। इससे पाठक को नोटिस को महत्वपूर्ण या महत्वहीन के रूप में पहचानने में मदद मिलेगी।
- शीर्षक: नोटिस लिखते समय हम शीर्ष पर "नोटिस" शीर्षक का उल्लेख करते हैं। यह दस्तावेज़ पर ध्यान आकर्षित करने में मदद करता है। नोटिस आम तौर पर सार्वजनिक स्थान पर पोस्ट किए जाते हैं या समाचार पत्रों में प्रकाशित किए जाते हैं। यह महत्वपूर्ण है कि वे सूचनाओं के समुद्र में न खोएं। तो स्पष्ट रूप से उल्लिखित एक बोल्ड शीर्षक ध्यान आकर्षित करने में मदद करता है।
- दिनांक: बाईं ओर टाइल के बाद हम उस तिथि को प्रिंट करते हैं जिस पर नोटिस प्रकाशित किया गया है। चूंकि यह एक औपचारिक दस्तावेज की तारीख है, यह इसका एक महत्वपूर्ण पहलू है क्योंकि ये दस्तावेज रिकॉर्ड में रहते हैं।
- शीर्षक: फिर हम सूचनाओं के उपयुक्त शीर्षक की ओर बढ़ते हैं। इस शीर्षक से नोटिसों का उद्देश्य स्पष्ट रूप से स्पष्ट होना चाहिए।
- मुख्य भाग: शीर्षक के बाद, हम सूचना के संक्षिप्त और बिंदु तक लिखते हैं। नोटिस की मुख्य सामग्री मुख्य भाग में दिखाई देती है।
- लेखक का नाम: नोटिस के अंत में हम नोटिस-लेखक का नाम और पदनाम लिखते हैं। नोटिस को अधिकार और वैधता प्रदान करने के लिए उसी व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए।
सामग्री
नोटिस में कुछ महत्वपूर्ण बिंदु शामिल होने चाहिए जो पाठकों को संप्रेषित किए जाने हैं। आइए हम उन पांच बिंदुओं को संक्षेप में प्रस्तुत करें जिन्हें नोटिस की सामग्री में शामिल किया जाएगा, पांच W's
- क्या: नोटिस किस बारे में है? क्या होने जा रहा है (घटना), या जो पहले ही हो चुका है (अवसर) के बारे में नोटिस स्पष्ट होना चाहिए। यह संदेश का सार है और इसे स्पष्ट रूप से लिखा जाना चाहिए। कोई अस्पष्टता नहीं होनी चाहिए।
- कहा पे: यदि नोटिस किसी घटना के बारे में है, तो ऐसे आयोजन का स्थान स्पष्ट रूप से लिखा जाना चाहिए। स्थान या स्थान महत्वपूर्ण विवरण हैं, इसलिए इसे नोटिस में शामिल करना सुनिश्चित करें।
- कब: यह घटना या बैठक का समय और तारीख है। यदि संभव हो तो घटना की अवधि का भी उल्लेख किया जाना चाहिए, लोग तदनुसार अपना समय निर्धारित कर सकते हैं।
- कौन : यह वह होगा जिसे नोटिस भेजा गया है। भ्रम से बचने के लिए सभी को नोटिस का पालन करने के लिए स्पष्ट रूप से उल्लेख किया जाना चाहिए।
- किससे : और अंतिम विवरण यह होना चाहिए कि किससे संपर्क करना है या किससे संपर्क करना है। यह उल्लेख करता है कि उपयुक्त प्राधिकारी किससे संपर्क करना है।
- सटीक और बिंदु पर रहें। नोटिस की आदर्श लंबाई 50 शब्द है, इसलिए सटीक भाषा की सराहना की जाती है।
- यह संचार का एक औपचारिक रूप है इसलिए उपयोग की जाने वाली भाषा भी औपचारिक होनी चाहिए। कोई फूलदार पाठ नहीं।
- वाक्यों को छोटा रखें और सरल शब्दों का प्रयोग करें। चूंकि नोटिस काफी संक्षिप्त हैं, इसलिए इसे सरल रखना सबसे अच्छा है।
- जहां तक हो सके निष्क्रिय आवाज का प्रयोग करें ।
- अपनी सूचनाओं को एक बॉक्स में उचित प्रारूप में प्रस्तुत करें। प्रस्तुति साफ-सुथरी होनी चाहिए और इस प्रकार आंखों को आकर्षित करने वाली होनी चाहिए।
आपके लिए हल किया गया उदाहरण
प्रश्न: दीपावली के अवसर पर आपकी हाउसिंग सोसाइटी ने अपने सभी सदस्यों के लिए भोज की योजना बनाई है। अपने समाज के अध्यक्ष के रूप में इस सभा में समाज के सभी सदस्यों को आमंत्रित करते हुए एक नोटिस लिखें। सभी आवश्यक विवरण प्रदान करें।
उत्तर:
एबीसी को-ऑपरेटिव हाउसिंग सोसाइटी
नोटिस
25 अक्टूबर 2017।
दिवाली सभा
दीपावली के शुभ अवसर पर सोसायटी ने एक सभा का आयोजन किया है जिसके बाद रात्रि भोज का आयोजन किया गया है। सोसायटी के सभी सदस्यों से अनुरोध है कि 30 अक्टूबर को रात 8 बजे सोसायटी के क्लब हाउस में होने वाले कार्यक्रम में शामिल हों.
XYZ
एबीसी को-ऑपरेटिव हाउसिंग सोसाइटी के अध्यक्ष
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