मीटिंग शिष्टाचार से तात्पर्य उन व्यवहार संहिताओं से है जिनका पालन किसी व्यक्ति को कार्यस्थल पर बैठकों और चर्चाओं में भाग लेने के दौरान करना चाहिए ।
आइए कुछ बैठक शिष्टाचार के बारे में विस्तार से जानते हैं:
- यह जानने की कोशिश करें कि बैठक क्या है । बैठक के महत्व को समझें। कभी खाली मत जाओ। कर्मचारियों को अपनी ओर से अधिकतम भागीदारी सुनिश्चित करने के लिए बैठकों में भाग लेने से पहले सभी जमीनी कार्य करने चाहिए। पहले से नोट्स तैयार कर लें।
- बिना नोटपैड और पेन के कभी भी मीटिंग में शामिल न हों । किसी व्यक्ति के लिए बैठक के समय चर्चा की गई प्रत्येक बात को याद रखना व्यावहारिक रूप से संभव नहीं है। एक नोटपैड भविष्य के संदर्भ के लिए महत्वपूर्ण बिंदुओं को लिखने में मदद करता है।
- अपने सेल फोन को हमेशा साइलेंट या वाइब्रेटर मोड पर रखें । बैठकों और सेमिनारों के बीच में बजने वाले सेल फोन को असभ्य और गैर-पेशेवर माना जाता है। यह एक ही कमरे में बैठे अन्य लोगों का अपमान कर सकता है और साथ ही बैठक की गति को बाधित कर सकता है।
- जब तक कोई आपात स्थिति न हो, मीटिंग के दौरान फोन कॉल्स में शामिल न हों । ऐसा करना बुरी आदत है।
- प्रत्येक बैठक से पहले वरिष्ठों को एक एजेंडा बनाना चाहिए । एजेंडा को सभी कर्मचारियों के बीच पहले से तैयार करने के लिए परिचालित किया जाना चाहिए। सिर्फ इसके लिए बैठकें आयोजित नहीं की जानी चाहिए। अच्छी तरह से परिभाषित योजनाओं का होना महत्वपूर्ण है। बैठक के समय चर्चा किए जाने वाले मुद्दों की एक सूची बनाएं। सुनिश्चित करें कि आप मुख्य बिंदुओं से विचलित नहीं होते हैं। बैठकों को छोटा रखें।
- बैठकों के लिए कभी देर न करें । किसी मीटिंग के लिए देर से जाना एक ऐसी चीज है जिसकी किसी पेशेवर से उम्मीद नहीं की जाती है।
- बैठकों के दौरान च्युइंग गम चबाना बचकाना है और इससे बचना चाहिए।
- एक अच्छे श्रोता बनें । सुनें कि दूसरे क्या कहते हैं। बोलने के लिए अपनी बारी का इंतजार करें।
- जहाँ भी जगह मिले बैठो। इधर उधर भागो मत।
- बैठक शुरू होने के बाद बैठक कक्ष में प्रवेश न करें यह दूसरों को परेशान करता है।
- जब तक वरिष्ठ अधिकारी सलाह न दें तब तक अपने कप कॉफी या चाय को मीटिंग रूम में ले जाने से बचें।
- पेन या नोटपैड के साथ फ़िदा होना बैठकों में प्रमुख विकर्षणों में से एक है । एकाग्र होना चाहिए और सतर्क रहना चाहिए। एक चौकस श्रोता बनें। बैठक उबाऊ लगने पर भी जम्हाई न लें।
- बैठक की अध्यक्षता करने वाले को जोर से और स्पष्ट बोलना चाहिए । पिच और टोन का ध्यान रखना जरूरी है।
- बैठकें इंटरैक्टिव होनी चाहिए और कर्मचारियों को अपने सुझाव और बहुमूल्य प्रतिक्रिया के साथ आने की अनुमति देनी चाहिए। कर्मचारियों को उनकी शंकाओं को दूर करने के लिए एक प्रश्न उत्तर दौर को अंत में रखा जाना चाहिए।
- बैठक समाप्त होने के बाद, बैठक के कार्यवृत्त तैयार किए जाने चाहिए और सभी विभागों में आवश्यक कार्रवाई करने के लिए उन्हें परिचालित किया जाना चाहिए
- बेहतर स्पष्टता के लिए व्हाइटबोर्ड, प्रोजेक्टर, ग्राफ़, पॉइंटर्स, स्लाइड का उपयोग करें।
- बैठक कक्ष को युद्ध के मैदान में न बदलें। विनम्रता से बोलें और अपने सहयोगियों का सम्मान करें।
- कभी भी कैजुअल में मीटिंग्स में शामिल न हों । एक पेशेवर ड्रेस कोड का पालन करें।
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